functiescheiding

segregation of functions

Er wordt voorbijgegaan aan de functiescheiding tussen de instellingen van de EU en de lidstaten.
http://www.europarl.europa.eu/

The division of responsibility between the EU institutions and the Member States has been ignored.
http://www.europarl.europa.eu/

b) de naleving van het beginsel van functiescheiding tussen dergelijke instanties en binnen elke instantie;

(b) compliance with the principle of separation of functions between and within such bodies;

Zekerheid opbouwen op het gebied van gezamenlijk beheer is ingewikkeld en controles van financieel beheer laten zien dat supervisie een probleemgebied blijft, zowel binnen sommige DG’s als tussen de DG’s. IAS en IAC-controles hebben gewezen op tekortkomingen in het volgen van internecontrolenormen (ICS) en het Financieel Reglement. Dit heeft betrekking op het ontwerpen en opzetten van controlesystemen: onvoldoende ex-ante evaluaties, risicoanalyses en functiescheiding, inclusief die van controleurs en management. Het gaat eveneens om de nauwkeurigheid en volledigheid van transactiecontroles, project-en controlegegevens en vastlegging van procedures. De intern controleur is van mening dat het geven van zekerheid inzake de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen onder dergelijke omstandigheden met aanzienlijke risico's gepaard gaat. De IAS en IAC’s hebben uitgebreide aanbevelingen gedaan aan diensten betreffende betalingsstromen, aanbestedingen, subsidie-en contractbeheer en terugvorderingen, maar eveneens wat betreft veiligheid en IT-kwesties.

Assurance building in the area of shared management is complex and audits of financial management show that supervision remains a problem area also within some DGs and across DGs. IAS and IAC audits noted weaknesses in adhering to Internal Control Standards (ICS) and the Financial Regulation. This concerns the design and setup of control systems: insufficient ex-ante evaluations, risk analyses and separation of functions, including of auditors and management. It also concerns the accuracy and completeness of transaction controls, of project and control data, of documentation of procedures. The Internal Auditor considers that providing assurance on the legality and regularity of transactions is exposed to considerable risks in such circumstances. IAS and IACs made detailed recommendations to services in areas such as payment flows, procurement, grant and contract management and recoveries, but also in security and IT issues.

2.De in lid 1, onder b), c), d), f) en h), vastgestelde maatregelen staan in verhouding tot de overheidsuitgaven in het kader van het betrokken operationele programma. -Overwogen wordt, verscheidene in deze bepaling bedoelde maatregelen uit te voeren in verhouding tot de overheidsuitgaven in het kader van het betrokken operationele programma. Maar dat is te onnauwkeurig voor een consequente toepassing. Het zijn dan ook bepalingen die moeilijk naar evenredigheid kunnen worden toegepast (functiescheiding, adequate middelen, regelingen voor interne audit, verslaglegging en audit van de werking van het systeem). Deze uitzondering geldt ook niet voor de procedurehandleidingen, maar er wordt geen definitie gegeven. Het zou ook nodig zijn te vermelden of het evenredigheidsbeginsel al dan niet van toepassing wordt geacht op artikel 13 (verificatie van de additionaliteit uitsluitend voor de convergentiedoelstelling), artikel 46, lid 3 (algemeen of specifiek bereik van de evaluatie vooraf), artikel 66, lid 2 (inhoud van het jaarlijkse verslag en van het eindverslag over de uitvoering), en artikel 73 (procedures voor de controle). -

2.The measures laid down in paragraph 1(b), (c), (d), (f), and (h) shall be proportionate to public expenditure under the operational programme concerned. -It is envisaged that a number of the measures set out in this article would be applied in proportion to public expenditure under the operational programme concerned. However, this notion is insufficiently clear for the measures to be applied with any consistency. For this reason, it is difficult to imagine applying the measures in question (separation of functions, adequate resources and arrangements for internal audit, reporting and the systems audit) in a proportionate way. Moreover, this derogation does not apply to manuals of procedure, and no definition is given. It should also be specified whether the proportionality principle is supposed to apply to Articles 13 (verification of the additionality principle exclusively in the case of the "Convergence" objective), 46(3) (overall or specific ex ante evaluation), 66(2) (content of the annual and final implementation reports) and 73 (control procedures). -

1.De door de lidstaten opgezette beheers-en controlesystemen voor de operationele programma’s voorzien in:a)een duidelijke omschrijving van de functies van de bij het beheer en de controle betrokken instanties en een duidelijke toewijzing van de functies binnen elke instantie;b)een duidelijke functiescheiding tussen de bij het beheer, de uitgavencertificering en de controle betrokken instanties en binnen elke dergelijke instantie;c)adequate middelen voor elke instantie om de functies te vervullen die eraan zijn toegewezen;d)doeltreffende regelingen voor interne audit;e)betrouwbare geautomatiseerde systemen voor de boekhouding, het toezicht en de financiële verslaglegging;f)in de gevallen waarin de vervulling van taken is gedelegeerd, een doeltreffend systeem voor de verslaglegging en het toezicht;g)het bestaan van procedurehandboeken voor de te vervullen functies;h)efficiënte regelingen voor de auditing om na te gaan of het systeem doeltreffend functioneert;i)systemen en procedures om voor een toereikend controlespoor te zorgen;j)procedures voor de verslaggeving over en het toezicht op onregelmatigheden en voor de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen. -Het voorstel verwijst onder j) naar onregelmatigheden. Een duidelijke definitie zou nuttig zijn, temeer daar dit begrip in verschillende volgende bepalingen terugkomt (bijvoorbeeld artikel 69, lid 3, artikel 73, lid 4, artikel 89, lid 1, en artikel 99). Het nut van een bepaling als deze is thans beperkt door onduidelijkheid over de te verstrekken gegevens. -

1.The management and control systems of operational programmes set up by Member States shall provide for:(a)a clear definition of the functions of the bodies concerned in management and control and a clear allocation of functions within each body;(b)a clear separation of functions between bodies concerned in management, certification of expenditure and control and between those functions within each body;(c)adequate resources for each body to carry out the functions allocated to it;(d)effective internal audit arrangements;(e)reliable accounting, monitoring and financial reporting systems in computerised form;(f)an effective system of reporting and monitoring where the performance of tasks is delegated;(g)the existence of manuals of procedures for the functions to be performed;(h)effective arrangements for auditing the proper operation of the system;(i)systems and procedures to ensure an adequate audit trail;(j)reporting and monitoring procedures of irregularities and of recovery of amounts unduly paid. -Subparagraph (j) refers to "irregularities". A precise definition would be useful, especially since this notion appears in a number of clauses (for example, Articles 69(3), 73(4), 89(1) and 99). The value of this provision is limited at present by the lack of clarity concerning the data to be submitted. -