2.4. ANDERE BEHEERSINFORMATIE

2.4. OTHER MANAGEMENT INFORMATION

2.4. OVERIGE BEHEERSINFORMATIE

2.4. OTHER MANAGEMENT INFORMATION

Verder onderzocht de Rekenkamer de beheersinformatie die bij de centrale diensten van de ECB beschikbaar was voor het toezicht op de uitvoering van het PM-beleid.
http://www.ecb.int/

In addition, the Court examined the management information available to the central services of the ECB to monitor the implementation of HR policy.
http://www.ecb.int/

Aanbeveling: Inzicht in de kosten van een activiteit is van essentieel belang voor de beheersing van de uitgaven daarvoor. Er moeten dan ook procedures worden ingevoerd om te zorgen voor toereikende beheersinformatie over de kosten.

Recommendation: Being aware of the cost of an activity is essential for controlling its expenditure. Procedures to ensure adequate management information on costs should thus be implemented.

109. De vertaaldiensten produceren onvoldoende beheersinformatie voor een follow-up van de kosten voor vertaling, zoals de werkelijk aan vertaling en revisie bestede tijd, gedetailleerde productiviteitscijfers, het uitbestedingsniveau, enz. (zie paragraaf 88).

109. The translation services do not produce sufficient management information to follow up on the translation costs such as the actual time spent on translation and revision, detailed productivity figures, outsourcing level etc. (see paragraph 88).

46. De Commissie heeft geen centraal register van MEB's voor door de Commissie gefinancierde projecten. Dit vormt een tekortkoming in de interne beheersinformatie. Een dergelijk register zou ook de toegang van het publiek tot deze informatie vergemakkelijken.

46. The Commission has no central register of ElAs carried out for development projects funded by the Commission. This is a weakness in internal management information. Such a register would also facilitate the public's access to this information.

53. Ten behoeve van de activiteitengeoriënteerde aanpak bij het beheer van de personele en financiële middelen moeten doelstellingen worden gekozen en activiteiten gepland, en moeten output en prestaties aan streefdoelen worden getoetst door middel van indicatoren. De instellingen leveren echter niet genoeg indicatoren en beheersinformatie om zicht te houden op:

53. The activity-based approach to managing human and financial resources requires the setting of objectives, the planning of activities and the monitoring of output and performance against targets, measured though indicators. The institutions, however, do not produce sufficient indicators and management information to monitor:

18. stelt vast dat de Rekenkamer ter ondersteuning van de controles een geïnformatiseerd systeem heeft ingevoerd ter vergemakkelijking en verbetering van de planning en standaardisering van het controleproces, de kwaliteitscontrole in alle fasen van dit proces, de documentatie, de presentatie van de resultaten en de opstelling van de verslagen, werk op afgelegen plaatsen en de terbeschikkingstelling van beheersinformatie;

18. Notes that the ECA has introduced a computerised audit support system designed to facilitate and improve the planning and standardisation of the audit process, quality control at all stages of this process, documentation, presentation of results and drawing up of reports, work at remote locations and the provision of management information;

5. De volledigheid van het PM-beleid van de ECB op de geselecteerde gebieden werd vergeleken met andere internationale organisaties, namelijk de Europese Investeringsbank (EIB), de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling (EBWO) en de EU-instellingen. Verder onderzocht de Rekenkamer de beheersinformatie die bij de centrale diensten van de ECB beschikbaar was voor het toezicht op de uitvoering van het PM-beleid. In een steekproef van organisatorische eenheden [4] onderzocht de Rekenkamer vervolgens hoe het PM-beleid op de geselecteerde gebieden werd uitgevoerd.

5. The completeness of the ECB's human resources policy in the selected areas was compared with other international organisations, these being the European Investment Bank (EIB), the European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) and the EU institutions. In addition, the Court examined the management information available to the central services of the ECB to monitor the implementation of HR policy. In a sample of Business Areas [4] the Court then reviewed how the HR policy in the selected areas was being implemented.

15. Een onderzoek van de controleverslagen van de Commissie overeenkomstig artikel 6 van Verordening (EG) nr. 438/2001 over de periode 2004/2005 wees uit dat de beheerssystemen van de lidstaten niet stelselmatig werden onderzocht om te waarborgen dat daarin de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid in acht werden genomen. Ook wees de controle door de Rekenkamer van de beheersdossiers van de Commissie uit dat de Commissie weliswaar via haar deelname aan CTP's en stuurgroepen en via bilaterale bijeenkomsten met lidstaten en controlebezoeken ter plaatse informatie verkreeg over de uitvoering van OP's, maar dat deze informatie niet ten volle werd benut ten aanzien van de zeven gecontroleerde operationele programma's. Bijgevolg moeten de procedures voor het verwerken en benutten van dergelijke beheersinformatie die uit verschillende bronnen afkomstig is, worden verbeterd.

15. An examination of the Commission's audit reports under Article 6 of Regulation (EC) No 438/2001 for the period 2004/2005 indicated that Member States'management systems were not systematically examined with a view to ascertaining their adherence to the principles of economy, efficiency and effectiveness. Furthermore, the Court's audit of the Commission's management files indicated that, while the Commission obtained knowledge of the implementation of OPs through its participation in PMCs, Steering Committees, bilateral meetings with Member States and through on-site audit visits, such knowledge was not fully exploited, in respect of the seven operational programmes audited. Therefore, procedures for processing and utilising such management information emanating from different sources need to be improved.

42. Doorgaans bleken de beheersinformatiesystemen met gegevens over de prestaties beperkt, maar toch toereikend voor de gestelde doelen. Het systeem voor VSV-acties in Frankrijk had echter, afgezien van projectevaluatie en -selectie, te lijden van aanzienlijke gebreken, waardoor het geen afdoende beheersinformatie kon verstrekken over de uitvoering van de acties. Ten eerste kon de beheersautoriteit niet precies achterhalen hoeveel VSV-middelen per begunstigde waren uitgegeven, wegens dubbele, onnauwkeurige en/of niet-vergelijkbare gegevens. Ten tweede was het niet mogelijk, uit te maken hoeveel leerlingen er in het gehele land feitelijk ingeschreven waren voor VSV-projecten, of nadere gegevens te verkrijgen over de desbetreffende uitgaven. Naar aanleiding van de audit kondigde de beheersautoriteit aan [29] dat er een nieuw informatiesysteem zou worden ontwikkeld dat zou zijn aangepast aan de behoeften van de volgende programmeringsperiode, 2007-2013.

42. Generally, management information systems providing data on performance were found to be limited yet adequate for the purposes intended. However, with the exception of project appraisal and selection, the system for ESL actions in France suffered from significant weaknesses which prevented it from providing adequate management information on the implementation of the actions. Firstly, the managing authority could not accurately identify the amount of ESF funding by recipient, due to duplicate, inaccurate and/or non-comparable data. Secondly, it was not possible to ascertain the actual number of pupils enrolled in ESL projects throughout the country, nor to obtain details of the related expenditure. Following the audit the managing authority announced [29] the future development of a new information systems tool which would be adapted to the needs of the next programming period 2007 to 2013.

IX. Hoewel er bij de gecontroleerde vertaaldiensten geavanceerde IT-instrumenten beschikbaar zijn, worden die niet op consistente wijze gebruikt. Bij het Parlement verschilt het effectieve gebruik van IT-middelen sterk van de ene vertaaleenheid tot de andere. De Raad maakte er in 2004 slechts marginaal gebruik van voor de EU-15-talen en bij de Commissie is geen informatie over de gebruiksgraad tijdens de referentieperiode van de controle beschikbaar. De doelmatigheid en de harmonisatie van het vertaalwerk kunnen worden verbeterd door een intensiever gebruik van computertoepassingen, een betere planning, een striktere naleving van de termijnen voor het aanvragen van vertalingen en een strenger toezicht op de besluiten tot uitbesteding, zodat geen freelance vertalers worden ingezet wanneer er vaste vertalers beschikbaar zijn. Bovendien moet er een consistent toezicht worden ingevoerd door middel van prestatie-indicatoren en procedures die zorgen voor adequate beheersinformatie.

IX. While advanced IT tools are available at the audited translation services, they are not used in a consistent manner. At the Parliament the actual use of IT tools thus varies widely from one translation unit to another. For the EU-15 languages in 2004, there was only a marginal use of the tools at the Council whereas no information was available on the level of use at the Commission during the audit period. The efficiency and the harmonisation of the translations could be improved by increased use of computer tools, better planning, stricter adherence to deadlines for requesting translations and closer supervision of outsourcing decisions in order to avoid the use of freelance translators while staff translators are available. Furthermore, consistent monitoring through the use of performance indicators and procedures for ensuring adequate management information should be implemented.

Deze ontwikkeling dient samen te gaan met de ontwikkeling van beheersinformatie- en boekhoudsystemen, zodat de Commissie een behoorlijk toezicht kan uitoefenen en fouten en gevallen van slecht bestuur tijdig kan opsporen.
http://www.europarl.europa.eu/

This should be accompanied by development of management information and accounting systems, which would enable the Commission to exercise proper supervision to detect errors and cases of misadministration promptly.
http://www.europarl.europa.eu/

30.Wat betreft ad hoc-beheersinformatie zijn in 2003 de eind 2002 geredigeerde verslagen over het beheer van de externe steun (EAMR) ingevoerd. Via deze informatiebron zenden de delegaties waaraan bevoegdheden zijn overgedragen, periodiek de meest significante gegevens over de uitvoering, betalingen en externe controles van de belangrijkste projecten toe aan de centrale diensten. Er is een standaardformulier verzonden dat door de delegaties wordt gebruikt. De Commissie beschikte in maart 2004 echter nog steeds niet over alle EAMR's, die niettemin op 31 januari hadden moeten zijn ingediend. De EAMR's zijn bedoeld om de centrale diensten informatie ad hoc met betrekking tot het beheer te verschaffen en vormen daarnaast een van de grondslagen voor de opstelling van het jaarverslag van de betrokken directeur, en daarmee van het jaarverslag van de directeur-generaal en diens verklaring. -30.De verslagen over het beheer van de externe steun (EAMR’s) vormen een van de middelen waarmee de gedeconcentreerde delegaties de bevoegde directeuren (gesubdelegeerde ordonnateurs) bij EuropeAid en de directoraten-generaal Buitenlandse betrekkingen en Ontwikkeling informatie verstrekken over het beheer van de externe steun. Zij zijn in dit verband een van de informatiebronnen waarop de directeuren zich baseren om hun activiteitenverslag aan de directeur-generaal op te stellen. De EAMR’s worden als zodanig niet gebruikt voor de opstelling van het jaarverslag en de verklaring van de directeur-generaal. Bovendien is er in de instructies aan de delegaties zeer duidelijk op gewezen dat de opstelling van het EAMR het hoofd van de delegatie niet ontheft van zijn verantwoordelijkheid om de betrokken directeur tijdig op de hoogte te brengen van specifieke vragen/problemen die onder diens bevoegdheid als ordonnateur van de door de delegatie beheerde middelen vallen. -

30.As regards ad hoc information concerning management, the external aid management reports (EAMRs) devised at the end of 2002 were introduced in 2003. They are a periodic information resource which enables the devolved Delegations to send to headquarters the most important information on implementation, payments and external audits relating to the largest projects. A standardised format has been sent out and is used by these Delegations. However, as at March 2004 the Commission had still not received the full complement of EAMRs, although these had been due by 31 January 2004. As well as providing the central services with occasional information on management, the EAMRs are one of the basic elements for the preparation of the Director-General's annual report and declaration. -30.External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation. -

14. Te dezen ontvangt de Commissie krachtens artikel 5 van Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie [9] van de lidstaten een beschrijving van hun beheers-en controlesystemen. Deze beschrijvingen houden echter hoofdzakelijk verband met wettigheid en regelmatigheid en niet met het bereiken van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid. De Commissie van haar kant moet zich er krachtens artikel 6 van voornoemde verordening van vergewissen dat de "beheers-en controlesystemen [van de lidstaten] aan de … voorgeschreven normen voldoen. Zij doet mededeling van eventuele belemmeringen die [de voornoemde beheers-en controlesystemen] behelzen … voor de vervulling door de Commissie van haar verantwoordelijkheden ingevolge artikel 274 van het Verdrag". Om aan dit voorschrift te voldoen, wint de Commissie beheersinformatie over de operationele programma's in via een aantal mechanismen. Deze omvatten vergaderingen ter beoordeling van het jaarprogramma, evaluaties, jaarlijkse uitvoeringsverslagen die de lidstaten bij de Commissie indienen krachtens Verordening (EG) nr. 1260/1999 [10], deelname van de Commissie aan de vergaderingen van het comité van toezicht op het programma (CTP), nationale controleverslagen die krachtens administratieve regelingen tussen de Commissie en de lidstaten worden ingediend en eigen controles van de Commissie in de lidstaten. Deze mechanismen worden echter met uitzondering van de procedures voor de selectie van projecten onvoldoende gebruikt om het functioneren van de beheerssystemen van de lidstaten specifiek te beoordelen met betrekking tot de inachtneming van de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, zoals omschreven in artikel 27 van het Financieel Reglement.

14. In this regard, under Article 5 of Commission Regulation (EC) No 438/2001 [9] the Commission receives from Member States a description of their management and control systems. However, these descriptions relate mainly to legality and regularity and not to the achievement of economy, efficiency and effectiveness. The Commission, for its part, is required under Article 6 of the said regulation to "satisfy itself that (Member States') management and control systems … meet the required standards" and to "make known any obstacles which (the aforementioned management and control systems) present … to the Commission's discharge of its responsibilities under Article 274 of the Treaty". In fulfillment of this requirement, the Commission collects management information on Operational Programmes through a number of mechanisms. These include Annual programme review meetings, evaluations, Annual Implementation Reports submitted to the Commission by Member States under Regulation (EC) No 1260/1999 [10], the Commission's participation at Programme Monitoring Committee (PMC) meetings, national audit reports submitted under administrative arrangements between the Commission and Member States and the Commission's own audits in Member States. However, with the exception of project selection procedures, these mechanisms are insufficiently used to specifically assess the functioning of Member States'management systems with regard to their adherence to the principles of economy, efficiency and effectiveness, as defined by Article 27 of the Financial Regulation.